SopimusSign – helppo ja luotettava sähköinen allekirjoitus

Neljä syytä, miksi sähköinen allekirjoitus tuottaa yrityksellesi vähintään 1 000 euroa vuodessa

Sopimustiedon palvelussa allekirjoitat sujuvasti kaikki sopimuksesi ja asiakirjasi SopimusSign™-allekirjoituksella. Se sopii hyvin niin täysipäiväiseen kuin sivutoimiseen liiketoimintaan. Tässä artikkelissa avaamme, mikä on sähköinen allekirjoitus ja miksi se helpottaa elämääsi.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Allekirjoitus sähköisesti (sama kuin allekirjoitus digitaalisesti tai elektronisesti) on kuin mikä tahansa allekirjoitus, mutta digitaalisessa ympäristössä annettu.

Sähköisiä allekirjoituksia on erilaisia. Kolme suosituinta ovat:

1) piirrät nimikirjoituksesi älypuhelimen tai tietokoneen näytölle

2) tunnistaudut omassa verkkopankissasi

3) tunnistaudut mobiilivarmenteella

Sopimustiedon palvelussa voit allekirjoittaa millä tahansa näistä. Kaikki ovat juridisesti päteviä tapoja viimeistellä sopimus tai antaa hyväksyntä muulle asiakirjalle.

Sopijakumppanisi voivat allekirjoittaa asiakirjasi palvelussamme, vaikka eivät olisi rekisteröityneitä käyttäjiämme. Voit lähettää allekirjoituskutsut järjestelmästämme joko tekstiviestillä tai sähköpostitse, suomeksi tai englanniksi.

Näin sähköinen allekirjoitus lisää yrityksesi arvoa:

Enemmän aikaa tehdä muuta

Kun käytät sopimuksissasi sähköistä allekirjoitusta, sinun ei tarvitse enää tulostaa mitään ja voit pyytää allekirjoitukset ilman kasvokkain kohtaamista. Säästät aikaa.

Jokainen yrittäjä tai yrittäjämäisesti ajatteleva tietää, että aika on asiantuntijan arvokkain resurssi. Ja turhaan hallinnolliseen työhön saa kulumaan harmittavan paljon aikaa. Aina kun olet päässyt sopijapuolesi kanssa yhteisymmärrykseen tietystä sopimuksesta, vaikkapa toimeksiantosopimuksesta, edessä odottaa vielä paperityö ja allekirjoittaminen. Kuinka monesti olet järjestänyt tapaamisen pelkästään allekirjoitusten keräämiseksi? Kuinka monesti olet tulostanut sopimuksen, allekirjoittanut sen, skannannut ja lähettänyt mahdollisesti vielä muille osapuolille allekirjoitettavaksi?

Sopimusten ohella useat muutkin asiakirjat voivat olla vaivalloisia, kun niihin pitää saada allekirjoitukset. Esimerkiksi yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat ovat harvoin valmiita allekirjoitettavaksi, kun kaikki allekirjoittajat ovat saman pöydän ääressä. Samoin allekirjoitetun valtakirjan lähettäminen valtuutetulle on tyypillisesti hankalaa, erityisesti kun on kiire.

Jos laadit 20 allekirjoitettavaa dokumenttia vuodessa ja säästät paperitöissä 20 minuuttia dokumenttia kohden, säästät 6,7 tuntia eli kokonaisen työpäivän. Jos käytät nämä työtunnit laskutettavaan työhön esim. 150 euroa tunti, uuden toimintatapasi tulosvaikutus on peräti 1 000 euroa vuodessa. Todennäköisesti myös muut allekirjoittajat arvostavat säästämäänsä aikaa.

Toisaalla on esitetty, että kokonaissäästöt yksittäistä asiakirjaa kohden ovat 80–240 euroa, kun allekirjoitukset on kerätty sähköisesti (Harsunen et al., Kauppalehti 11.1.2016, s. 18).

Säästät toimisto- ja matkakuluissa

Sähköistä allekirjoitusta käyttäessäsi säästät tulostamisessa, musteessa ja paperissa. Myös ajokilometrit vähenevät. Et myöskään joudu pohtimaan, kuinka monta mappia saat vielä mahtumaan jo valmiiksi pursuavaan hyllyysi, koska uusi arkistosi on sähköinen. Se kulkee taskussasi tai tietokoneellasi, olitpa toimistolla, asiakkaalla tai työmatkalla.

Kokonaissäästöt yksittäistä asiakirjaa kohden ovat 80–240 euroa, kun allekirjoitukset on kerätty sähköisesti

Saat pitävämmän todisteen sopimustesi synnystä

Kun teet merkittäviä sitoumuksia yrityksesi puolesta, on viisasta varmentua siitä, että sopimusten puolesta on riittävä todistusaineisto.

Sähköisestä allekirjoituksesta jää perinteistä allekirjoitusta huomattavasti enemmän teknisiä todisteita. Kun allekirjoituksen pystyy yhdistämään sopijakumppanin puhelimeen, sähköpostiin tai verkkopankkitunnuksiin, on hänen todella vaikea kiistää jälkikäteisesti sopimuksen syntyä. Myös sopimuksen syntyhetki on aukottomasti todistettavissa digitaaliseen ympäristöön jäävien aikaleimojen vuoksi. Lue tarkemmin SopimusSign-allekirjoituksen juridisesta pätevyydestä ja todistusvaikutuksista täältä.

Perinteinen allekirjoitus on tietystä juhlallisuudestaan huolimatta vain kynänsivallus paperilla. Jos sopijakumppanisi kiistää sopimuksen todenmukaisuuden, näyttötaakka allekirjoituksen aitouden puolesta on sinulla. Tällöin tarvitaan käytännössä todistajia tai muuta aineistoa, joka puhuu sopimuksen puolesta. Ja koska sopimuksista neuvotellaan tyypillisesti pienessä porukassa joko puhelimitse tai kasvotusten, riittävän todistusaineiston kasaaminen ei ole välttämättä helppoa. Sähköpostiympäristössä on taas monesti vaikea erottaa, mikä osa tekstistä kuuluu lopulliseen sopimukseen ja mikä on sitomatonta neuvotteluaineistoa.

Annat yrityksestäsi edistyksellisen kuvan

Yritys markkinoi itseään jokaisella viestillä, joka lähtee yrityksestä ulospäin. Mainokset, nettisivut ja asiakaspalveluviestit ovat markkinointia yhtä kaikki – samoin sopimukset ja muu dokumentaatio. Sähköinen asiointi koetaan vuonna 2018 lähes poikkeuksetta helpommaksi kuin perinteinen paperityö.

Kun hoidat yrityksesi sopimusasiat laadukkaasti ja sopimuksenteko kanssasi on mutkatonta, olet antanut parhaan käyntikortin vastaista liiketoimintaasi ajatellen.

Sähköinen asiointi koetaan vuonna 2018 lähes poikkeuksetta helpommaksi kuin perinteinen paperityö

Yhteinen missio: ympäristön säästäminen

Sähköinen allekirjoitus on myös ekoteko, koska ei tarvitse tulostaa tai lähteä ajamaan. Tässä olemme yhteisellä asialla.

Mitä muuta saan Sopimustiedon palvelusta paitsi allekirjoituksen?

Sopimustiedon palvelu on kokonaisuus, johon kuuluu sähköisen allekirjoituksen ohella älykäs sopimuksentekotyökalu ja arkistointipalvelu. Ottamalla palvelun kokonaisvaltaiseen käyttöösi voit pienentää hallinnollista työtäsi jopa 90 %.