SopimusChat

Siisti ja paperiton neuvottelupöytäsi

Sopimuksesta neuvotteleminen ja sopimustekstin tekninen viimeisteleminen vievät usein harmillisen paljon aikaa. SopimusChat on keskustelukanava, jossa sopijapuolet voivat vaivatta vaihtaa ajatuksia keskeneräisestä asiakirjasta. Keskustelut arkistoituvat asiakirjan tausta-aineistoksi yhteen paikkaan, josta ne eivät häviä. Toiminto on sekä yritysten että yksityishenkilöiden käytettävissä.

Mikä on SopimusChat?

SopimusChat on keskeinen osa Sopimustiedon palvelua, jossa voit laatia, allekirjoittaa ja arkistoida kaikki sopimuksesi ja muut asiakirjasi täysin digitaalisesti. SopimusChat on keskustelukanava, jossa voit vaihtaa näkemyksiä keskeneräisestä sopimuksestasi muiden osapuolten kanssa. Laatiessasi esimerkiksi kauppakirjaa tai toimeksiantosopimusta voit kutsua sopijakumppanisi tarkastelemaan puolivalmista asiakirjaa palvelussamme. Vierailija voi kommentoida asiakirjaa, ja sinä voit kommentoida takaisin.

Kaikki keskustelut tallentuvat luotettavasti sopimuksen oheen arkistointipalveluumme. Näin kaikilla osapuolilla on jälkikäteisesti mahdollisuus tarkastaa paitsi sopimusteksti myös sen tausta-aineisto.

Miten SopimusChat helpottaa sopimuksenlaadintaa?

Sopimusten neuvotteleminen ja loppuvaiheen tekninen viimeisteleminen ovat tyypillisesti sähköpostien pallottelua. Neuvotteluaineistoa on vaikea pitää yhdessä paikassa – osa on sähköpostissa, osa liitteissä, osa paperilla ja loppuja ei välttämättä missään, koska ne on lausuttu suullisesti puhelimitse. SopimusChat helpottaa kokoamaan kaiken tämän keskustelun yhteen paikkaan, kaikkien sopijapuolten saataville.

Sopimusten neuvotteleminen on tyypillisesti rasittavaa sähköpostien pallottelua

Voit käyttää SopimusChatia kahdella tavalla. Joko mielipiteenvaihto on perinteistä kirjeenvaihtoa, jolloin kukin osapuoli tarkastelee ja kommentoi asiakirjaa milloin parhaiten ehtii. Vaihtoehtoisesti kaikki osapuolet voivat olla chatissa samaan aikaan, jolloin kommentointi on reaaliaikaista.

Kun useampi osapuoli kommentoi hektisellä tahdilla toistensa näkemyksiä, korostuu SopimusChatin helppous: sen selkeästä käyttöliittymästä ilmenee, kuka on kommentoinut milloin mitäkin. Näet, ketkä ovat paikalla ja kirjoittaako joku paraikaa viestiä.

Miten kutsun muita osapuolia tarkastelemaan sopimusta?

Kutsut lähetetään sähköpostitse. Jokaiselle uudelle käyttäjälle luodaan käyttäjätunnukset, jotta hän voi vierailla chatissa useaan kertaan ja hänet pystytään kaikkina kertoina tunnistamaan samaksi henkilöksi. Huomaathan, että voit kutsua sopimuksen tarkastelijoiksi sopijapuolten lisäksi myös muita tahoja, kuten juristisi tai muun neuvonantajasi.

Voivatko kaikki osapuolet muuttaa sopimusta omin päin?

Eivät voi – ainoastaan asiakirjan omistajalla on muokkausoikeus. Näin on selvyys, kuka vastaa lopullisista muotoiluista. Muut osapuolet voivat kommentoida, mikä toivovat muutettavan.

Toimiiko SopimusChat ainoastaan tietokoneella?

Sopimuschat toimii sekä tietokoneella että puhelimella. Jos sinulla ei ole esimerkiksi matkustaessasi mahdollisuutta päästä ison näytön ääreen, käytössäsi on Sopimustiedon mobiilisovellus, jolla chatin käyttäminen on helppoa. Sovelluksemme on saatavilla hyvin varustelluista sovelluskaupoista (”Sopimustieto”).

Mikä juridinen merkitys chat-keskusteluilla on?

Toisinaan sopijapuolet riitautuvat jälkikäteisesti tekemänsä sopimuksen sisällöstä – he toisin sanoen tulkitsevat sopimusta eri tavalla. Jos tulkinnasta ei päästä yksimielisyyteen, riidan ratkaisee loppukädessä tuomioistuin. Tähän kukaan ei haluaisi päätyä.

Sopimusten neuvotteluaineistolla on tunnustettu asema sopimusten tulkintalähteenä

Sopimuksia tulkittaessa sopimustekstin sanamuoto on kiistattomasti ensisijainen tulkintalähde. Sopimusten neuvotteluaineistolla on kuitenkin tunnustettu asema tulkintalähteenä, jos sanamuoto on epäselvä tai sopimusteksti ei anna vastausta kiistakysymykseen. Kirjallinen neuvotteluaineisto antaa paremmat mahdollisuudet tulkintakysymysten ratkaisemiseen. SopimusChat kokoaa keskeisen neuvotteluaineiston turvallisesti yhteen paikkaan, jolloin riski erimielisyyksistä pienenee.

Miten chat- ja arkistointipalvelun tietoturva on järjestetty?

Käyttäjien asiakirja-aines, niihin liittyvät keskustelut ja käyttäjätiedot säilytetään palvelimilla, joissa käytetään luokkansa parhaita turvallisuus- ja suojauskäytäntöjä. Konesalit on suojattu kattavasti tulipaloja ja sähkökatkoja vastaan ja työntekijöiden kulkua valvotaan tarkasti. Palvelimemme sijaitsevat EU-alueella, jossa tieto on hajautettu usealle eri palvelimelle. Lisävarmenteena kaikki data varmuuskopioidaan säännöllisesti erilliselle varmuuskopiopalvelimelle.

Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kirjautumistietoja ei säilytetä palvelimella selväkielisenä.

Voit lukea lisää tietoturvastamme täältä.

Miten tehostan koko asiakirjahallintaani Sopimustiedon palvelulla?

Sopimustiedon palvelu toimii parhaiten kokonaisuutena. Sen automaatiolla laadit juridisesti korkealaatuisia sopimuksia, arkistoit asiakirjasi luotettavasti ja allekirjoitat kaiken sähköisesti. Ottamalla palvelun kokonaisuudessaan käyttöösi sinulla on mahdollisuus pienentää hallinnollista työtäsi jopa 90 prosenttia.