Tilitoimiston sopimus henkilötietojen käsittelystä TAL2018 (tietosuojasopimus tai "GDPR-sopimus")

Lain vaatima sopimus

Toukokuussa 2018 velvoittavaksi tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus ("GDPR") asettaa henkilötietojen käsittelijöille aiempaa lainsäädäntöä tiukemmat käsittely- ja tietoturvavaatimukset. Tällä sopimuksella päivität tilitoimistosi ja kunkin sen nykyisen asiakkaan keskinäisen sopimussuhteen lain edellyttämälle laatutasolle henkilötietojen käsittelyssä. Sopimuksesta käytetään useaakin nimitystä, esimerkiksi tietosuojasopimus tai tietojenkäsittelysopimus.

Tilitoimistoissa runsaasti henkilötietoja

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden avulla voidaan suoraan tai välillisesti tunnistaa yksityishenkilö. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi- ja osoitetiedot sekä sähköpostiosoite, mutta myös teknisemmät tiedot, kuten IP-osoite. Tilitoimistot käsittelevät tavanomaisesti kymmenien ellei satojen asiakkaiden tietoja. Käsiteltäviin tietoihin kuuluu tyypillisesti esimerkiksi asiakasyritysten työntekijöiden ja omien asiakkaiden henkilötietoja. Näin ollen henkilötietojen käsittelyyn on syytä kiinnittää erityistä huomiota tilitoimistoissa.

Miten Sopimuskoneen tietosuojasopimuksen malli toimii?

Sopimuskoneen tietosuojasopimuksen malli sisältää kymmeniä asiantuntijoiden laatimia malliehtoja, joista voit hiirenklikkauksin valita omaan sopimukseesi sopivat. Välttämätön aines on pohjassa valmiina, joten siihen sinun ei tarvitse kiinnittää edes huomiota. Kysymys ei ole siis yksittäisestä tietojenkäsittelysopimuksen pohjasta tai lomakkeesta, vaan älykkäästä sopimuspohjasta, jolla helpotat merkittävästi sopimuksesi laatimista.

TAL2018 huomioitu

Tämä sopimusmalli on tuotettu Sopimuskoneeseen yhteistyössä Suomen Taloushallintoliiton kanssa. Sopimus sisältää vuonna 2018 päivitettyjen TAL2018 -vakioehtojen oleellisen aineksen.

Täydentää toimeksiantosopimusta

Tällä asiakirjamallilla tehty sopimus on tarkoitettu täydentämään jo aiemmin laatimaasi toimeksiantosopimusta asiakkaasi kanssa. Jos olet laatimassa kokonaan uutta toimeksiantosopimusta, siihen soveltuu paremmin seuraava sopimusmalli (jossa on myös huomioitu GDPR:n tietosuojamuutokset):

Tilitoimiston toimeksiantosopimus TAL2018

Sopimuksen päähuomio asianmukaisessa tietoturvassa

Tässä sopimuksessa tilitoimistosi sitoutuu täyttämään tietyn laatu- ja suojaustason asiakkaansa henkilötietojen käsittelijänä. Voit määrittää helposti kohta kohdalta aina virustorjunnasta salasanasuojauksiin ja kulunvalvontaan, minkä tasoiseen tietoturvaan toimistosi sitoutuu.

Sähköinen allekirjoitus helpottaa sopimusurakkaa

Kun sopimuksesi on valmis, voit allekirjoittaa sen sähköisesti ja lähettää toiselle sopijapuolelle allekirjoitettavaksi. Hän voi allekirjoittaa sopimuksen vaivattomasti puhelimella tai tietokoneella. Molemmille sopijapuolille jää automaattisesti oma digitaalinen kappaleensa asiakirjasta.