Mikä osakasluettelo on?

Osakeyhtiön osakasluetteloon kirjataan kaikki yhtiön osakkeenomistajat osoitetietoineen. Luettelo on julkinen – se on pidettävä kaikkien saatavilla yhtiön pääkonttorissa. Siitä on lisäksi pyydettäessä annettava kulukorvausta vastaan kopio kelle tahansa.

Mikä merkitys osakasluettelolla on?

Osakkeita hankkinut saa osakkeenomistajan oikeudet lähtökohtaisesti vasta sinä hetkenä, kun hänet on kirjattu osakasluetteloon. Tällöin hän saa osallistua myös yhtiökokouksiin. Luettelo on myös pidettävä yhtiökokouksissa osallistujien nähtävillä. Osakasluetteloon liittyvien velvollisuuksien tarkoituksellinen laiminlyönti on osakeyhtiörikkomus, joka sanktioidaan sakolla. Ennen kaikkea se on kuitenkin hyvää hallintoa, jolla voi erottautua edukseen esimerkiksi rahoitusneuvotteluissa.

Mitä osakasluetteloon tulee kirjata?

Osakasluettelosta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot kustakin osakkeenomistajasta:

  • koko nimi
  • kotiosoite (yhtiöjärjestyksessä voidaan vaihtoehtoisesti määrätä, että osoitteen sijaan merkitään kotikunta ja syntymäaika)
  • osakkeiden lukumäärä (tarvittaessa osakelajeittain, jos useampia)
  • osakkeiden antamispäivä (päivä, jolloin yhtiö antoi osakkeet)
  • osakkeita mahdollisesti rasittava panttioikeus tai muu vastaava oikeus

Jos osakkeista on annettu erilliset osakekirjat, tulee kirjata myös annettujen osakekirjojen lukumäärä. Mahdollisia panttioikeuksia tai muita osakkeita rasittavia oikeuksia ei tarvitse silloin kuitenkaan kirjata.

Vielä vuonna 2017 osakeyhtiöiden tuli pitää kahta erillistä luetteloa: osakeluetteloa ja osakasluetteloa. Tämä malli ei ole enää välttämätön – tätä nykyä pelkkä osakasluettelo on riittävä. Osakasluettelon osakkeenomistajien ei tarvitse enää olla myöskään aakkosjärjestyksessä, jos et näe sitä itse tarpeelliseksi.

Milloin osakasluettelo on laadittava ja miten sitä päivitetään?

Osakasluettelo tulee laatia viivytyksettä sen jälkeen, kun yhtiö on perustettu. Luettelo tulee pitää ajan tasalla: omistajanvaihdokset on merkittävä luetteloon viivytyksettä aina kun osakkeen saaja on ilmoittanut yhtiölle saannostaan. Saanto on tyypillisesti kauppa, mutta se voi olla myös esimerkiksi lahja tai vaihto.

Saannon merkitsemiselle on asetettu kaksi edellytystä. Saannosta ja siitä johtuvan mahdollisen varainsiirtoveron maksamisesta on ensinnäkin esitettävä todistus. Todisteita voivat olla esimerkiksi kopio kauppakirjasta ja varainsiirtoveroilmoituksesta maksukuitteineen. Toisekseen jos yhtiön yhtiöjärjestykseen kuuluu lunastuslauseke tai suostumuslauseke, merkintä omistajavaihdoksesta saadaan tehdä vasta kun on selvinnyt, ettei lunastusoikeutta osakkeisiin käytetä tai että suostumus omistajanvaihdokselle on annettu.

Kenen vastuulle osakasluettelon pitäminen kuuluu?

Osakasluettelon laatiminen ja ajan tasalla pitäminen ovat hallituksen vastuulla. Tehtävän voi toki delegoida esimerkiksi toimitusjohtajan tehtäväksi.

Miten laadin osakasluettelon helpoiten?

Sopimuskone on palvelu, jolla laadit ja arkistoit vaivattomasti kaikki yrityksesi asiakirjat. Osakasluettelon mallimme sisältää kaikki lain edellyttämät kohdat. Sopimuskone kysyy sinulta kohta kohdalta, minkälaisen luettelon tarvitset ja muotoilee lopputuloksena siistin asiakirjan. Se on vanhanmallista osakasluettelon pohjaa tai osakeluettelon pohjaa helppokäyttöisempi ja varmempi ratkaisu.

Sopimuskone on osakeyhtiön hallituksen perustyökalu – sen eri asiakirjamalleilla on laadittu jo yli 5 000 hallinnon asiakirjaa sadoissa asiakasyrityksissämme. Sopimuskoneen sisällöt ovat yritysjuridiikan ammattilaisten suunnittelemia ja pohjautuvat ajantasaiseen lainsäädäntöön.