Kutsuminen puheenjohtajan vastuulla

Hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa ja myös muilla hallituksen jäsenillä on oikeus vaatia puheenjohtajaa kutsumaan hallituksen kokous koolle. Puheenjohtajan ollessa estyneenä kutsun esittää varapuheenjohtaja. Kutsujen lähettäminen voidaan antaa myös esimerkiksi toimitusjohtajan tehtäväksi.

Vapaamuotoinen kutsu

Kokouskutsu on vapaamuotoinen, ellei yhtiöjärjestyksessä ole määräyksiä kutsun sisällöstä. Myöskään kutsuaikaa ei ole laissa määrätty, mutta sen tulee kuitenkin olla kohtuullinen, jotta jokaisella hallituksen jäsenellä on mahdollisuus osallistua kokoukseen.

Kirjallisen kutsun merkitys

Vapaamuotoisuudesta huolimatta hallitus on syytä kutsua koolle jälkikäteen todistettavalla tavalla, koska hallitus ei ole päätösvaltainen, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole varattu tilaisuutta osallistua päätöksentekoon. Kokouksesta, johon ei ole toimitettu asianmukaista kutsua, voidaan laatia pöytäkirja mikäli tähän saadaan myös poissaolleiden hallituksen jäsenten hyväksyvä allekirjoitus.

Hallituksen toimivalta

Hallitus muodostaa osakeyhtiön ylimmän johdon. Hallituksen tärkeimpänä tehtävänä pidetään monesti toimitusjohtajan valitsemista. Pienessä yrityksessä hallitus on monesti sama kuin toimiva johto, mutta hallituksen juridinen toimivalta on hyvä pitää takaraivossa. Kun yritys kasvaa tai mukaan tulee ulkopuolisia rahoittajia, hallituksen merkitys korostuu.

Pöytäkirjat laadittava ja arkistoitava

Osakeyhtiön hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Pöytäkirja tulee myös arkistoida. Nämä velvoitteet ovat lakisääteisiä, mutta laadukkaat pöytäkirjat antavat myös ammattimaisen kuvan yrityksen johtamisesta esimerkiksi sijoitus- ja yhteistyöneuvotteluissa. Asianmukaisesti laaditut pöytäkirjat todistavat toisekseen riidattomasti, mitä kokouksissa on päätetty.

Helppoa ja nopeaa

Sopimuskoneella laadit 5–10 minuutissa laadukkaan ja pätevän pöytäkirjan. Tarjolla on mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin, kuten tilinpäätöksen käsittelyyn, lainoihin ja osakeanteihin. Kaikissa malleissamme on huomioitu lainsäädännön asettamat rajoitukset osakeyhtiön toiminnalle. Voit toisaalta muokata pöytäkirjan sisältöä vapaasti omien tarpeidesi mukaan.

Kutsu, joka konvertoituu suoraan pöytäkirjaksi

Tällä asiakirjamallilla voit laatia hallituksen kokouskutsun ja monistaa sen myöhemmin kokouskutsusta suoraan hallituksen kokouspöytäkirjaksi.

Pöytäkirjat allekirjoitetaan puhelimella ja ne arkistoituvat automaattisesti Sopimustilillesi, eli mapit, kynät ja tulostimet eivät ole tarpeellisia.