Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirja

Pöytäkirjat on laadittava ja arkistoitava

Asunto-osakeyhtiön hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset. Pöytäkirjat tulee myös numeroida ja arkistoida. Jos hallitus – erityisesti puheenjohtaja – ei ole joka vuosi sama, laadukkaat pöytäkirjat toimivassa arkistossa on varsin vaivaton tapa välittää tietoa eteenpäin tuleville vastuuhenkilöille.

Allekirjoitetut ja sisällöllisesti kattavat pöytäkirjat ovat käytännössä vahvin todiste siitä, mitä kokouksissa on päätetty. Pöytäkirjoihin tarvitaan vähintään kaksi allekirjoitusta: puheenjohtajan sekä jonkun paikalla olleen hallituksen jäsenen tai vaihtoehtoisesti paikalla olleen isännöitsijän. Monesti tapana kuitenkin on, että koko hallitus allekirjoittaa pöytäkirjan.

Laadukas pöytäkirja voi pelastaa vahingonkorvausvastuulta

Pöytäkirjaan kannattaa merkitä päätösten ohella mahdolliset eriävät mielipiteet ja äänestysten tulokset, koska niillä voi olla merkitystä hallituksen jäsenten mahdollista vahingonkorvausvastuuta arvioitaessa. Hallituksen on lain mukaan tehtävä päätöksensä huolellisesti. Jos hallituksen jäsen on tilanteessa, jossa muu hallitus on hänen mielestään tekemässä holtitonta päätöstä, kannattaa hänen ”pestä kätensä” asiasta jättämällä eriävä mielipiteensä siitä. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.

On tärkeä ymmärtää, että asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenillä on vahingonkorvausvastuu aiheuttamistaan vahingoista yhtiölle, jos jäsenet eivät ole toimineet huolellisesti. Hallituksen jäsenet eivät ole yleensä kiinteistöalan ammattilaisia, mikä otetaan tyypillisesti lieventävänä asianhaarana huomioon vastuuarvioinnissa. Siitä huolimatta jäsenillä on lähtökohtaisesti yhtäläinen velvollisuus huolelliseen päätöksentekoon kuin minkä tahansa osakeyhtiön hallituksessa. Saa olla siis maallikko, mutta huolellisesti toimiva maallikko.

Osakkailla on kirjallinen tiedonsaantioikeus

Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan. Tieto on pyydettäessä annettava kirjallisesti.

Jos edellä tarkoitetusta päätöksestä on laadittu asianmukainen pöytäkirja, kirjallinen tieto voidaan parhaassa tapauksessa antaa suoraan pöytäkirjaotteena. Laadukkaat kirjalliset päätökset voivat olla siis monin tavoin hyödyksi.

Miten laadin hallituksen kokouspöytäkirjan Sopimuskoneella?

Sopimuskone sisältää asunto-osakeyhtiön hallitukselle suunnatun kokouspöytäkirjamallin, joka sisältää juristiemme laatimat mallikirjaukset kymmeniin eri asiakohtiin. Voit valita omaan pöytäkirjaasi juuri ne kohdat, jotka itse haluat. Kysymys ei ole siis yksittäisestä pöytäkirjapohjasta, vaan kymmenien pohjien yhdistelmästä, joka muuntuu hiirenklikkauksin allekirjoitusvalmiiksi pöytäkirjaksi.

Mallikirjauksia on tarjolla muun muassa seuraaviin kohtiin:

  • Tilinpäätöksen käsitteleminen ja hyväksyminen
  • Esitys voittoa tai tappiota koskeviksi toimenpiteiksi
  • Talousarvion ja yhtiövastikkeen käsitteleminen
  • Hallituksen puheenjohtajan valitseminen
  • Isännöitsijän valitseminen
  • Lainan ottaminen
  • Pankkitilin avaaminen
  • Esitys tilintarkastajaksi
  • Esitys toiminnantarkastajaksi
  • Esitys yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi

Voit halutessasi myös muokata mallikirjauksiamme tai kirjoittaa omia sisältöjäsi.

Miten pöytäkirjat allekirjoitetaan ja arkistoidaan?

Kaikki Sopimuskoneella laatimasi asiakirjat arkistoituvat automaattisesti, joten mikään dokumentti ei pääse häviämään. Kun pöytäkirja on valmis, voit lähettää asianosaisille sähköpostilla tai tekstiviestillä linkin, jonka kautta he pääsevät tarkastelemaan asiakirjaa. He voivat myös allekirjoittaa pöytäkirjan sähköisesti, jos hyväksyvät sen sisällön. Jos sähköistä allekirjoitusta ei jostain syystä voida käyttää, tulostaminenkin on toki mahdollista.

Sopimuskoneen hyödyt taloyhtiölle

  1. Laadukkaat vakiosisällöt pöytäkirjoihin ja sopimuksiin
  2. Allekirjoitukset hoituvat etänä sähköisesti – vähemmän vaivaa
  3. Koko hallinto yhdessä sähköisessä arkistossa, johon esim. koko hallitukselle voi suoda pääsyn

Sopimuskoneella on jo yli 100 taloyhtiötä tai isännöintitoimistoa asiakkainaan.