Osakasluettelo on julkinen

Osakeyhtiön osakasluetteloon kirjataan kaikki yhtiön osakkeenomistajat osoitetietoineen. Luettelo on julkinen – se on pidettävä kaikkien saatavilla yhtiön pääkonttorissa. Siitä on lisäksi pyydettäessä annettava kulukorvausta vastaan kopio kelle tahansa.

Osakasluettelo on johtamisen väline yhtiökokouksessa

Osakkeita hankkinut saa osakkeenomistajan oikeudet lähtökohtaisesti vasta sinä hetkenä, kun hänet on kirjattu osakasluetteloon. Tällöin hän saa osallistua myös yhtiökokouksiin. Luettelo on pidettävä yhtiökokouksissa osallistujien nähtävillä. Osakasluetteloon liittyvien velvollisuuksien tarkoituksellinen laiminlyönti on osakeyhtiörikkomus, joka sanktioidaan sakolla. Ennen kaikkea se on kuitenkin hyvää hallintoa, jolla voi erottautua edukseen esimerkiksi sijoitusneuvotteluissa.

Luettelo tulee pitää ajan tasalla

Hallituksen on laadittava osakasluettelo viivytyksettä sen jälkeen, kun yhtiö on perustettu. Luettelo tulee pitää ajan tasalla: omistajanvaihdokset on merkittävä luetteloon viivytyksettä aina kun osakkeen saaja on ilmoittanut yhtiölle saannostaan. Saanto on tyypillisesti kauppa, mutta se voi olla myös esimerkiksi lahja tai vaihto.

Saannon merkitsemiselle on asetettu kaksi edellytystä. Saannosta ja siitä johtuvan mahdollisen varainsiirtoveron maksamisesta on ensinnäkin esitettävä todistus. Todisteita voivat olla esimerkiksi kopio kauppakirjasta ja varainsiirtoveroilmoituksesta maksukuitteineen. Toisekseen jos yhtiön yhtiöjärjestykseen kuuluu lunastuslauseke tai suostumuslauseke, merkintä omistajavaihdoksesta saadaan tehdä vasta kun on selvinnyt, ettei lunastusoikeutta osakkeisiin käytetä tai että suostumus omistajanvaihdokselle on annettu.

Miten laadin yhtiöni osakasluettelon Sopimuskoneella?

Sopimuskoneen osakasluettelon malli on helppokäyttöinen työkalu osakasluettelon laatimiseen ja ylläpitoon. Malli on juristiemme laatima, ja siinä on huomioitu voimassa oleva lainsäädäntö ja laintulkinta. Sopimuskone hoitaa luettelon muotoilutkin puolestasi, joten voit keskittyä sisältöön.

Tämä malli on englanniksi. Sopimuskoneessa on tarjolla erikseen myös suomenkielinen osakasluettelon malli.

Shareholder Register

What is a shareholder register?

A limited liability company’s shareholder register is used to record all of the company’s shareholders and their address information. The list is public – it must be kept available to everyone at the company's headquarters. A copy must also be provided to anyone upon request, against compensation for expenses.

What is the significance of the shareholder register?

As a rule, a party purchasing shares only receives the rights as a shareholder once they have been recorded in the shareholder register. This also grants them the right to participate in general meetings. The register must also be made available to the participants at the general meetings. The wilful negligence of duties related to the shareholder register is a violation of the Limited Liability Companies Act that is penalised with a fine. Above all, however, the register is a good administrative practice that allows the company to stand out during financing negotiations, for example.

What should be recorded in the shareholder register?

The shareholder register shall indicate the following information for each shareholder:

  • full name
  • home address (alternatively, the articles of association may stipulate that domicile and date of birth are recorded instead)
  • number of shares (by share class, if there are several different classes)
  • share issue date (the date when the shares were issued by the company)
  • any rights of lien or other similar rights that may encumber the shares

If separate share certificates have been issued, the number of issued share certificates must also be recorded. However, it is not necessary to record any rights of lien or other similar rights that encumber the shares in this case.

In 2017, limited liability companies had to maintain two different registers: a share register and a shareholder register. This is no longer necessary – a shareholder register will be sufficient. Furthermore, the shareholders in the shareholder register no longer need to be in alphabetical order, unless you consider this to be necessary.

When should you create the shareholder register and how is it updated?

The shareholder register shall be created without delay as soon as the company has been established. The register shall be kept up to date: any changes in ownership shall be recorded in the register without delay as soon as the acquirer has notified the company of the acquisition. The means of acquisition will typically be a sale, but it may also be a gift or a share exchange.

Two prerequisites have been set for recording the acquisition. Firstly, proof must be presented for the acquisition and the payment of any possible asset transfer tax involved. Proof may include, for example, a copy of the contract of sale and the asset transfer tax form with payment receipt. Secondly, if the company’s articles of association contain a redemption clause or consent clause, the record of the change in ownership may only be made once it has been established that the right of redemption will not be invoked regarding these shares, or that consent to the change of ownership has been given.

Who is responsible for maintaining the shareholder register?

The Board of Directors is responsible for drawing up and updating the shareholder register. The task may, of course, be delegated to the Managing Director.

What is the easiest way to create a shareholder register?

Sopimustieto is a service that you can use to easily create and archive all your company documents. Our shareholder register template contains all the items required by the legislation. Sopimustieto will ask you a series of questions to determine the type of register you require, and create a tidy document on the basis of your answers. It is an easier and more reliable solution than the old shareholder register or share register template.

Sopimustieto is a basic tool for a limited liability company’s Board of Directors – its document templates have already been used to create more than 5,000 administrative documents in hundreds of customer companies. Sopimustieto’s contents have been designed by professionals in business law and they are based on current legislation.