Varsinainen yhtiökokous joka tilikausi, ylimääräinen yhtiökokous vain tarvittaessa

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä osakeyhtiössä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kokouksessa on päätettävä muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta ja vastuuvapaudesta yhtiön johdolle. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään vain erityisestä syystä esimerkiksi, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai hallitus katsoo sen aiheelliseksi.

Hallitus kutsuu kokouksen koolle

Yhtiökokouksen koolle kutsuminen on hallituksen vastuulla. Lähtökohtaisesti kutsu yksityisen osakeyhtiön yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikko ennen kokousta.

Kokouskutsun sisällöstä määrätään lailla

Kutsussa tulee selvittää kokouksen ajankohdan ja paikan ohella esimerkiksi kokouksessa käsiteltävät asiat. Lisäksi tiedot esimerkiksi hallituksen ehdotuksesta suunnatusta osakeannista tai sitä koskevasta valtuutuksesta hallitukselle on sisällytettävä kokouskutsuun.

Päätösvaltainen kokous edellyttää lainmukaista kutsua

Yhtiökokouksen koollekutsuminen lainmukaisesti on tärkeää, koska yhtiökokouksessa tehdyt päätökset voidaan mitätöidä laiminlyöntien vuoksi. Asiasta, jossa ei ole noudatettu osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen määräyksiä kokouskutsusta tai asiakirjan nähtäväksi asettamista koskevia säännöksiä, ei saa tehdä päätöstä ilman niiden osakkeenomistajien suostumusta, joita laiminlyönti koskee.

Sopimuskone tuntee lain ja kokouskäytännöt

Sopimuskoneen yhtiökokouskutsun malli sisältää kymmenet eri kohdat, joista yhtiökokouksissa tyypillisesti päätetään – voit hiirenklikkauksin valita omaan kutsuusi sopivat kohdat. Se ei ole siis yksittäinen pohja tai lomake, vaan älykäs kutsupohja, joka helpottaa sinua kutsumuodollisuuksissa. Tämä kutsumalli on englanniksi. Sopimuskone sisältää myös suomenkielisen kutsumallin.


--------------------

Notice of a General Meeting

Meeting every accounting period and whenever necessary

In a limited liability company, the ordinary general meeting must be held within six months of the end of the accounting period. The meeting must decide on the adoption of the financial statements, the distribution of profits and the discharge from liability of the company’s management, among other things. An extraordinary general meeting needs to be held if the articles of association stipulate it, or if the board of directors deems it necessary.

Board has the obligation to convene

The board is responsible for convening the general meeting. In principle, the notice of a general meeting of a private limited liability company must be delivered to the shareholders at the earliest two months before and no later than one week before the meeting.

The contents of the notice are governed by law

In addition to the time and place of the meeting, the notice must present the matters to be discussed at the meeting, for example. Furthermore, information concerning a board proposal for a directed share issue or an authorisation to the board for organising one must be included in the notice.

Neglecting the notice is risky

Convening the general meeting legally is important, since decisions made in the general meeting may be annulled due to negligence. Matters where the provisions of the Limited Liability Companies Act or the articles of association have not been followed concerning the notice of the meeting or the availability of the document for viewing must not be decided on without consent from the shareholders which the omission concerns.