Tietosuojaseloste on viestintäväline, jolla taloyhtiö kertoo henkilötietojen käsittelyn periaatteistaan. Se on siis tietosuojaa koskevaa viestintää taloyhtiön asukkaille.

Tietosuoja-asetus koskee myös taloyhtiöitä

Taloyhtiöillä on tarve käsitellä henkilötietoja täyttääkseen laista johtuvat velvollisuutensa ja pyörittääkseen omaa toimintaansa. Tietosuoja-asetus koskee näin ollen myös taloyhtiöitä.

Taloyhtiöllä on peruste henkilötietojen käsittelyyn

Tietosuoja-asetus määrittelee henkilötietojen käsittelyperusteet tyhjentävästi. Ilman hyväksyttävää perustetta henkilötietoja ei saa käsitellä.

Taloyhtiöiden osakeluettelot ja remonttirekisterit sisältävät henkilötietoja ja muodostavat henkilörekisterin, jonka lisäksi yhtiöissä voi olla myös asukasluettelo. Osakeluettelon ja remonttirekisterin pidosta säädetään asunto-osakeyhtiölaissa, joten ne ovat lakiperusteisia henkilörekistereitä. Asukasluettelon pito taas perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun pitää kirjaa asukkaistaan arjen pyörittämiseksi ja asumispalveluiden järjestämiseksi.

Taloyhtiön informointivelvollisuus

Taloyhtiön on rekisterinpitäjänä informoitava osakkeenomistajia ja muita asukkaita henkilötietojen käsittelystä ja käsittelyn periaatteista. Annettaessa tietosuoja-asetuksen mukaisia tietoja, on erityisesti kiinnitettävä huomiota siihen, että tieto on esitetty tiiviisti ja läpinäkyvästi, se on helposti saatavissa ja ymmärrettävässä muodossa. Myös käytetyn kielen tulee olla selkeää ja yksinkertaista.

Sopimuskoneen tietosuojaselosteella laadit selkeän ja informatiivisen selosteen taloyhtiön henkilötietojen käsittelystä.