Kokous on pidettävä joka tilikausi

Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä osakeyhtiössä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kokouksessa on päätettävä muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta ja vastuuvapaudesta yhtiön johdolle.

Pöytäkirja on lakisääteinen velvollisuus

Yhtiökokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Laatimisvelvollisuus pohjautuu osakeyhtiölakiin, mutta laadukkaat ja siistit kokouspöytäkirjat antavat ammattimaisen kuvan yrityksen johtamisesta myös esimerkiksi sijoitusneuvotteluissa.

Pikavalinnat nopeuttavat pöytäkirjan laatimista jopa 10x

Sopimuskoneella voit laatia allekirjoitusvalmiin pöytäkirjan parhaimmillaan hiirenklikkauksin. Juristiemme kehittämät mallikirjaukset mukautuvat Sopimuskoneessa tekemiesi valintojen mukaan. Kysymys ei ole siis perinteisestä yksittäisestä pohjasta tai lomakepohjasta, vaan uudesta teknologiasta, joka sisältää tuhansien eri pohjien ehdot ja mallisisällöt.

Muuntuvaa pöytäkirjamalliamme on käytetty jo yli 1 000 yhtiökokouksen pöytäkirjan laatimiseen asiakasyrityksissämme.

Sopimuskone tarjoaa mallisisällöt, joiden pohjana on osakeyhtiölaki

Sopimuskone tarjoaa pöytäkirjan mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin, kuten tilinpäätöksen käsittelyyn, voitonjakoon, yhtiöjärjestyksen muutoksiin ja osakeanteihin. Kaikissa malleissamme on huomioitu lainsäädännön asettamat rajoitukset osakeyhtiön toiminnalle. Voit myös muokata pöytäkirjan sisältöä vapaasti omien tarpeidesi mukaan.

Pöytäkirjamallimme sisältää yli 20 erilaisen päätöstyypin mallisisällöt

Yhtiön johto

  • Vastuuvapaudesta päättäminen johdolle (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
  • Hallituksen jäsenten palkkiot
  • Hallituksen jäsenten lukumäärä (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
  • Hallituksen jäsenten valinta (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)

Tilinpäätös

  • Tilinpäätöksen käsitteleminen ja vahvistaminen
  • Tilintarkastajan valinta (aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
  • Tilintarkastajan palkkio

Varojenjako yhtiöstä

  • Taseen osoittaman voiton käyttäminen (sama kuin voittoa tai tappiota koskevat toimenpiteet, mistä tulee päättää aina varsinaisessa yhtiökokouksessa)
  • Pääoman palauttaminen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastosta eli SVOP-rahastosta

Osakeanti

  • Osakeanti (maksullinen tai maksuton)
  • Suunnattu osakeanti (maksullinen tai maksuton)
  • Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista (“osakeantivaltuutus”)

Optiot osakkeisiin

  • Optio-oikeuksien antaminen
  • Hallituksen valtuuttaminen päättämään optio-oikeuksien antamisesta (“optiovaltuutus”)

Omien osakkeiden hankkiminen

  • Omien osakkeiden hankkiminen (voi olla myös suunnattu omien osakkeiden hankkiminen)
  • Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
  • Omien osakkeiden lunastaminen

Muu päätöksenteko

  • Yhtiöjärjestyksen muuttaminen
  • Tilikauden muuttaminen
  • Yhtiön asettaminen selvitystilaan

Yhtiökokouksen eteneminen pääpiirteissään

  1. Yhtiökokouksen avaa kokouksen koolle kutsujan (lähtökohtaisesti hallituksen) nimeämä henkilö.

  2. Läsnäolijat valitsevat kokoukselle puheenjohtajan, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on laatia ääniluettelo, johon merkitään läsnä olevat osakkeenomistajat osake- ja äänimäärineen. Sopimuskoneen pöytäkirjamalli sisältää mahdollisuuden ääniluettelon laatimiseen. Puheenjohtajan vastuulla on laatia myös itse pöytäkirja.

  3. Yhtiökokouksessa saadaan lähtökohtaisesti päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa.

  4. Ellei päätöksestä synny yksimielisyyttä, siitä äänestetään. Yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet kokouksessa annetuista äänistä, ellei kysymys ole asiasta, joka osakeyhtiölakiin pohjautuen edellyttää 2/3 määräenemmistöpäätöstä (esim. yhtiöjärjestyksen muuttaminen, suunnattu osakeanti). Tietyt yhtiöjärjestyksen muutokset edellyttävät myös suostumusta niiltä osakkeenomistajilta, joiden etuun päätös suoraan vaikuttaa (esim. maksuvelvollisuuden lisäys yhtiötä kohtaan).

  5. Pöytäkirja on allekirjoitettava ja arkistoitava, ja sen tulee olla osakkeenomistajien saatavilla kahden viikon kuluessa kokouksen pitämisestä.

Ketkä allekirjoittavat yhtiökokouksen pöytäkirjan?

Minimivaatimus on, että pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjantarkastaja.

Miten laadin yhtiökokouksen pöytäkirjan Sopimuskoneella?

  1. Valitse pöytäkirjamallin alussa, mistä yhtiökokous on tekemässä päätöstä (esim. suunnattu osakeanti).

  2. Sopimuskone kysyy sinulta kohta kohdalta jatkokysymyksiä, joiden perusteella automaatio muotoilee pöytäkirjasi tekstit (suunnatussa osakeannissa esim. antiosakkeiden määrä, hinta ja merkitsijät; lain edellyttämä painava taloudellinen syy annille; osakkeiden merkintäaika)

  3. Sopimuskone neuvoo eri kohdissa osakeyhtiölakiin pohjautuen, mitä yhtiökokouksen on syytä ottaa huomioon päätöksenteossaan (osakeantipäätöksessä esim. erillinen kirjaus siitä, että varat merkitään SVOP-rahastoon, jos osakepääomaa ei haluta korottaa)

  4. Kun pöytäkirja on valmis, valitsemasi osapuolet allekirjoittavat sen sähköisesti puhelimella tai tietokoneella

  5. Pöytäkirja arkistoituu automaattisesti yrityksesi sopimustilille, johon pääset myöhemmin vaivattomasti tietokoneella tai puhelimella