Rekisteriseloste

Tämä tietosuojaseloste on samalla henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.

1. REKISTERINPITÄJÄN NIMI JA OSOITE

Suomen Sopimustieto Oy (jäljempänä ”Sopimustieto”)
Porkkalankatu 20 A, 00180 Helsinki

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Jaakko Laukia
[email protected] tai [email protected]

2 REKISTERIN NIMI

Sopimustieto.fi-verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja kerätään Sopimustieto.fi-verkkopalveluun liittyvien palveluiden tuottamiseen ja tarjoamiseen. Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan käyttää tiedotteisiin, suoramarkkinointiin, henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen, etämyyntiin sekä laskutuksen ja muiden asiakassuhteeseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseen sekä verkkopalvelun toiminnan sisäiseen kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa.

4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Internetin protokollaosoite (IP-osoite)
  • Omat organisaatiot
  • Roolit organisaatioissa
  • Tiedot käytetyistä palveluista ja niiden sisällöstä
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset

5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin tiedot saadaan käyttäjältä itseltään, joko suoraan tai evästeiden avulla, heidän rekisteröityessään ja luodessaan käyttäjäprofiiliin ja heidän päivittäessään käyttäjäprofiilin tietoja Sopimustieto.fi –verkkopalvelussa. IP-osoite tallentuu jokaisesta sähköisestä allekirjoituksesta palvelun tarjoamissa sopimuksentekotilanteissa. Tiettyjä tunnistetietoja, kuten henkilön etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus tai syntymäaika, voidaan Sopimustiedon asiakkaiden tekemien hakujen myötä saada väliaikaisesti tallennettavaksi myös Bisnode Finland Oy:n luottotietorekisterien sekä Patentti- ja rekisterihallituksen Virre-sovelluspalvelun rajapinnoista.

Henkilötietoja voidaan lisäksi saada Sopimustiedon yhteistyökumppaneilta ja liittää osaksi kullekin käyttäjälle luotavaa tai hänelle kuuluvaa käyttäjäprofiilia siinä tapauksessa, että kyseinen käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa luovuttamiseen Sopimustiedolle. Henkilön etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite saatetaan tallentaa rekisteriin myös silloin, kun kyseisen henkilön yhteistyökumppani tai muu taho on oma-aloitteisesti luovuttanut nämä tiedot Sopimustiedolle mahdollista yhteydenottopyyntöä varten. Mahdollisessa suoramarkkinoinnissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Sopimustieto.fi-verkkopalvelussa on mahdollisuus tarkastella luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden luottotietoja. Sopimustieto ei itse kerää eikä koosta luottotietoja, vaan tarjoaa ainoastaan teknisen rajapinnan ja käyttöliittymän, jolla asiakkaat voivat itse tarkastella Bisnode Finland Oy:n keräämiä luottotietoja. Luottotietojen sisällöstä vastaa ja sen tuottaa kaikilta osin Bisnode Finland Oy, eikä Sopimustieto muuta tietojen asiasisältöä. Samalla tavalla menetellään Patentti- ja rekisterihallituksen Virre-sovelluspalvelusta saatavien tietojen suhteen.

6 TIETOJEN LUOVUTUS

Sopimustieto suojaa sille luovutetut henkilötiedot asianmukaisesti eikä lähtökohtaisesti luovuta niitä ulkopuolisille.

Henkilötietojen luovutukseen tuomioistuimelle tai viranomaiselle on oikeus, mikäli tiedoilla on perusteltu merkitys riita- tai rikosasian selvittämisessä Palvelussa olevaan asiakirjaan tai muuhun Palvelun käyttöön liittyen taikka muutoin lain niin vaatiessa.

Sopimustieto saattaa käyttää palvelunsa tuottamisessa yhteistyökumppaneita, joiden palvelimille rekisteritietoja voidaan tarvittaessa siirtää tietojen teknisen säilyttämisen vuoksi. Henkilötietoja voidaan samasta syystä siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Edellytyksenä siirrolle on, että kohdemaassa taataan riittävä tietosuojan taso.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, maksamattomat laskut tai perintätoimet anna perustetta pyynnön eväämiseen.

7 REKISTERIN SUOJAUS

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Työntekijät ovat velvoitettuja noudattamaan salassapitosopimusta, jonka soveltamisalaan kuuluvat työssä tietoon saadut henkilötiedot. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Pääsy työtiloihin on ainoastaan työntekijöillä ja muilla luvan saaneilla henkilöillä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin pääsevät vain luvan saaneet henkilöt.

Edellä sanottuihin tietoturvakäytänteisiin ovat sitoutuneet sekä Sopimustieto että sen yhteistyökumppanit.

Sopimustieto, samoin kuin sen yhteistyökumppanit, ovat lähtökohtaisesti paperittomia organisaatioita. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti käsitellään manuaalisesti, henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

8 KIELTO- JA TARKASTUSOIKEUS

Käyttäjällä on oikeus maksutta kieltää itseään koskevien tietojen edelleen luovuttaminen, käyttäminen suoramainontaa ja etämyyntiä varten sekä tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastus- ja kielto-oikeuden käytön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä esimerkiksi allekirjoitetulla asiakirjalla (henkilötodistus) tai sähköisellä tunnistautumisella. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti.

9 OIKAISUOIKEUS

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterin tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

10 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta johdu.