Tutustu asiakaskokemuksiin

Käytämme Sopimuskonetta muun muassa tasekirjojen allekirjoittamiseen, kokouspöytäkirjojen, vuokrasopimusten, velkakirjojen ja edunvalvontavaltakirjojen laadintaan. Tilitoimistolla madaltuu kynnys vaikeampienkin asiakirjojen laatimiseen asiakasyrityksille, kun käytössä on Sopimuskone.

Teemme Sopimustiedon palvelussa ensinnäkin sopimukset asiakkaidemme kanssa. Lisäksi laadimme palvelussa mm. pöytäkirjamme ja lain edellyttämät rahanpesuselvitykset. Eri asiakirjamallien mallisisällöt ovat laadukkaita ja toimivat yleensä sellaisenaan, mutta sisältöjä voi erityistapauksissa muokata helposti itsekin. Pääosin teemme asiakirjamme suomeksi, mutta myös englanninkieliset sisällöt ovat olleet iloksi.

Myös tilinpäätösten allekirjoittaminen toimii hyvin, palvelussahan on sähköinen allekirjoitus. Asiakkaamme ovat oppineet nopeasti allekirjoittamaan dokumentit, ja erityisesti etätyöskentelyn yleistyessä tämä on helpottanut ja nopeuttanut prosesseja kaikkien osapuolten kannalta.

Jos palvelun käytössä on tullut kysyttäviä, Sopimustiedon asiakaspalvelu on ollut hyvin auttavainen. Palvelun uusista ominaisuuksista “Kysy juristilta” -toiminto on kiinnostava; vaikka yleensä dokumentin osaa tehdä itsekin, mahdollisuus juristin apuun vähentää tarvittaessa riskejä ja epävarmuutta.

Olemme erittäin tyytyväisiä Sopimuskoneeseen. Olemme saaneet sähköistettyä ja tehostettua kaikki tarjoukset, sopimukset ja muut asiakirjat. Palvelu on suhteellisen helppo aloittaa ja ottaa käyttöön. Sähköiset allekirjoitukset ovat tätä päivää, eikä huomisen juttu.

Sopimustieto on kuunnellut kaikki meidän toiveet ja toteuttanut niistä valtaosan, eli palvelua kehitetään voimakkaasti asiakkaiden toiveiden mukaiseksi.

Sopimustiedon Sopimuskoneen avulla pääsimme viimeisistäkin papereista eroon eli allekirjoitusta varten tulostettavista toimeksiantosopimuksistamme. Nykyään laadimme kaikki sopimukset Sopimuskoneella sähköisin allekirjoituksin varustettuna.

Sopimusten laatiminen sujuu Sopimuskoneen avulla huomattavasti nopeammin ja sopimukset löytyvät helposti sähköisestä arkistosta. Erityisesti Sopimuskone helpotti keväällä EU:n tietosuoja-asetuksen voimaan astumisesta koitunutta sopimusurakkaa.

Nyt voimme viimein todeta olevamme paperiton toimisto alusta loppuun.

Taloushallintoliiton tarkoitus on edesauttaa yritysjäsentensä asiakkaiden taloudellista kannattavuutta, alan houkuttelevuutta ja asiantuntijoiden henkilökohtaista menestymistä urallaan. Suomen Sopimustieto ja Taloushallintoliitto kehittävät yhteistyössä tilitoimistoalan sopimuskulttuuria ja työvälineitä.

”Sopimustiedon avulla pystymme takaamaan asiakkaillemme laadukkaat ja ajantasaiset asiakirjat. Näin varmistamme, että jokainen asiakirja, joka lähtee meiltä on 100% Mandaatti-laatua.” - Vesa Nurro, Tilitoimisto Mandaatin palvelupäällikkö

Erityisesti keväisin Sopimustieto on kokouspöytäkirjojen osalta Mandaatin kirjanpitäjillä kovassa käytössä. Palvelun pikavalinnoilla kirjanpitäjä valitsee helposti esimerkiksi yhtiökokouspöytäkirjaan tarvitsemansa sopimuskohdat. Samalla selkokieliset opastukset neuvovat kirjanpitäjää käytänteistä sekä tukevat laadukkaan pöytäkirjan laadinnassa. Pöytäkirjoihin on tarjolla mallilausekkeet kymmeniin eri päätöksentekotilanteisiin kuten tilinpäätöksen käsittelyyn, lainoihin ja osakeanteihin.

Mandaatti laatii Sopimustiedolla pöytäkirjojen lisäksi muun muassa valtakirjat ja kauppakirjat:

• Valtakirja, yhtiökokous

• Valtakirja, osuuskuntakokous

• Prokuravaltakirja

• Kauppakirja, osakkeet

• Kauppakirja, liiketoiminta

• Kauppakirja, tavara

Mandaatilla on aina oltu avoimia uusille tavoille toimia ja palveluiden laajentamiselle. Kun tilitoimisto laajentaa palvelutarjontaa, mahdollistuu myös asiakassuhteen syventäminen ja asiakaskokemuksen parantaminen. Markkinointipäällikkö Karoliina Ahola painottaakin, että palveluiden kehittäminen on myös tilitoimistolle elinehto.

Mandaatin palvelupäällikkö Nurron mukaan tilitoimiston yritysneuvonnan ammattilaiset voivat laatia Sopimustiedon avulla asiakasyrityksilleen esimerkiksi normaalimuotoiset osakassopimukset. Mandaatin oma juridiikan asiantuntija voi näin keskittyä monimutkaisimpiin tapauksiin.

Sähköinen allekirjoitus sujuvoittaa tilitoimiston arkea

Palvelun muiden toimintojen lisäksi myös sähköinen allekirjoitus on tuonut suurta helpotusta Tilitoimisto Mandaatin arkeen. Niin asiakasyritysten kuin myös tilitoimiston omat asiakirjat tulevat viimeistellyksi vaivatta Sopimustiedolla - paikasta ja ajasta riippumatta. Mandaatilla on tällä hetkellä toimipaikat Oulussa, Espoossa, Tampereella ja Limingassa.

Mandaatilla asiakirjat allekirjoitetaan helposti puhelimella. Useimmiten käytetään palvelun SopimusSign Helppoa, joka ei vaadi vahvaa tunnistautumista. Molemmat Sopimustiedon allekirjoitustavat (Vahva ja Helppo) ovat juridisesti päteviä ja niiden käytön yhteydessä allekirjoituksesta jää palveluun tekninen aikaleima.

Vahvan tunnistautumisen allekirjoitustavassa on taustalla Signicatin (Signicat As) teknologia ja tunnistuspalvelu. Signicat on Kyberturvallisuuskeskuksen ylläpitämässä luettelossa mainittu hyväksytty tunnistuspalvelu. Allekirjoitussivulta löytyvien allekirjoittajatietojen lisäksi asiakirjatiedostoon on upotettu PAdES-standardin mukaiset tiedot allekirjoituksesta (PDF Advanced Electronic Signature).

”Sopimustiedolla asiakirjojen luominen on helppoa ja säästää aikaa! Enää ei tarvitse kaivella vanhoja word-asiakirjapohjia tietokoneen syövereistä, kun edellisvuoden pöytäkirjat voi kopioida suoraan Sopimustiedon arkistosta. Suosittelen!” - Vesa Nurro, Tilitoimisto Mandaatin palvelupäällikkö