Hallituksen varajäsenen vaihtaminen – miten se onnistuu?

Osakeyhtiössä hallituksen varajäsenten vaihtamisesta päättää pääsääntöisesti yhtiökokous, kuten varsinaisistakin jäsenistä.  Lue tästä artikkelista tarkemmin, miten päätös on tehtävä ja dokumentoitava.

Tiivistelmä: näin hallituksen varajäsenen vaihtaminen pääsääntöisesti onnistuu

  1. Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Jo yhtiökokouskutsussa tulee eritellä, että hallituksen varajäsenen erottaminen ja uuden varajäsenen valitseminen kuuluvat kokouksen asialistalle, jotta niistä voidaan päättää yhtiökokouksessa. → Laadi kutsu yhtiökokoukseen täällä.

  2. Yhtiökokous päättää hallituksen varajäsenen vaihtamisesta. Kokouksesta tulee laatia pöytäkirja, johon kokouksessa tehdyt päätökset ja mahdollisten äänestysten lopputulokset kirjataan. → Jos kysymyksessä on varsinainen yhtiökokous, laadi kokouspöytäkirja täällä. Jos koolla on ylimääräinen yhtiökokous, laadi pöytäkirja täällä.

  3. Jos hallituksen varajäsenen vaihtaminen hyväksytään yhtiökokouksessa, muista tehdä muutosilmoitus kaupparekisteriin – liitä ilmoitukseen kopio tai ote yhtiökokouksen pöytäkirjasta.

Milloin hallitus tarvitsee uuden varajäsenen?

Yksityisessä osakeyhtiössä uusi varajäsen voidaan tarvita käytännössä seuraavissa tilanteissa:

  • Joku hallituksen varsinaisista jäsenistä on eronnut. Varajäsen ottaa eronneen paikan ja jättää oman paikkansa tyhjäksi.
  • Varajäsen halutaan erottaa ja korvata toisella varajäsenellä.
  • Varajäsen itse eroaa.

Huomaa, että lähtevää varajäsentä ei ole välttämättä pakko korvata. Osakeyhtiölain mukaan hallitukseen tulee nimetä vähintään yksi varajäsen, jos sillä on alle kolme varsinaista jäsentä – varajäsenten valitseminen ei siis ole lain mukaan pakollista muissa kuin yksi- tai kaksijäsenisissä hallituksissa. Varajäsenten nimeämisvelvollisuudesta saatetaan määrätä yhtiön sisäisenä asiana toki yhtiöjärjestyksessä, jolloin varajäseniä voi olla velvollisuus nimittää suurempiinkin hallituksiin. Tällaiset yhtiöjärjestysmääräykset ovat kuitenkin harvinaisia.

Varajäsenen vaihtamisesta päättää varajäsenen valinnut taho – käytännössä yhtiökokous

Hallituksen varajäsen voidaan tarvittaessa vaihtaa milloin tahansa hänen toimikautensa aikana. Oikeus varajäsenen erottamiseen on ehdoton, eikä sitä voi sopimuksin tai yhtiöjärjestysmääräyksin rajoittaa.

Varajäsenen saa erottaa tehtävästään se, joka on hänet siihen valinnut. Lähtökohtaisesti varajäsenten valinta kuuluu yhtiökokouksen tehtäväksi, joten yhtiökokous tekee tavallisesti myös erottamispäätöksen. Yhtiökokouksen koollekutsuminen ei kuitenkaan aina ole välttämätöntä, jos osakkeenomistajat ovat erottamispäätöksestä ja uuden jäsenen valinnasta yksimielisiä. Yksimieliset osakkeenomistajat saavat siis tehdä päätöksen myös yhtiökokousta pitämättä, kunhan jokainen osakkeenomistaja hyväksyy poikkeamisen yhtiökokousta ja sen koollekutsumista koskevista muotosäännöksistä.

Yhtiöjärjestyksessä hallituksen jäsenten ja varajäsenten valintaoikeus voidaan antaa myös muulle taholle kuin yhtiökokoukselle, joskin rajoitetusti. Jos lain mukaisesta olettamasta on yhtiöjärjestyksen määräyksin poikettu, varajäsenen erottamisesta päättäminen kuuluu valinnan tehneelle taholle, siis esimerkiksi tietylle osakkeenomistajalle tai nimetylle sopimuskumppanille. Poikkeuksellisesti yhtiökokouksella voi kuitenkin olla oikeus myös sellaisen varajäsenen erottamiseen, jota yhtiökokous ei ole valinnut. Näin on silloin, jos yhtiöjärjestystä on varajäsenen valinnan jälkeen muutettu ja muulla taholla olleesta valintaoikeudesta on luovuttu.

Miten päätös hallituksen varajäsenen vaihtamisesta tulee dokumentoida?

Yhtiökokouksesta tulee lain mukaan laatia pöytäkirja, johon kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset ja mahdollisten äänestysten lopputulokset. Päätökset hallituksen varajäsenen erottamisesta ja uuden varajäsenen valinnasta tulee siten kirjata asianomaiseen yhtiökokouspöytäkirjaan.

Sopimustiedon palvelun avulla pystyt vaivattomasti dokumentoimaan yhtiökokouksen päätökset lain edellyttämällä tavalla. Löydät palvelusta älykkäät, juristien suunnittelemat pöytäkirjamallit, jotka muuntuvat helposti tarpeidesi mukaan. Tutustu pöytäkirjamalleihimme tarkemmin täällä (varsinainen yhtiökokous) ja täällä (ylimääräinen yhtiökokous). Palvelun avulla voit helposti laatia myös kutsut yhtiökokoukseen.

Jos yksimieliset osakkeenomistajat ovat päättäneet hallituksen varajäsenen vaihtamisesta yhtiökokousta pitämättä, pystyt dokumentoimaan näin syntyneen päätöksen täältä löytyvän asiakirjamallin avulla.

Käytännössä esitykset varajäsenen erottamisesta ja uuden jäsenen valinnasta tekee hallitus itse. Sopimustiedon palvelun avulla voit vaivattomasti laatia laadukkaat pöytäkirjat myös hallituksen kokouksista. Löydät mallin pöytäkirjan laatimiseksi täältä. Kutsut hallituksen kokoukseen pystyt puolestaan laatimaan täällä.

Varajäsen voi vapaasti erota tehtävästään kesken toimikauden

Hallituksen varajäsenellä on lisäksi rajoittamaton eroamisoikeus. Hän saa jättää tehtävänsä milloin tahansa toimikautensa aikana, eikä tätä oikeutta ole sallittua rajoittaa yhtiöjärjestyksessä tai varajäsenen valintapäätöksessä. Jos varajäsen haluaa erota tehtävästään kesken toimikauden, hänen on ilmoitettava siitä yhtiön hallitukselle. Käytännössä riittää, että eroilmoitus tehdään jollekin hallituksen varsinaisista jäsenistä.

Jos varajäsenen eroaminen johtaa siihen, ettei hallituksella enää ole osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen edellyttämää määrää varajäseniä, hallituksen on ryhdyttävä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Käytännössä hallituksen on siis huolehdittava siitä, että yhtiökokous kutsutaan asianmukaisesti koolle uuden varajäsenen valitsemiseksi.

Muista ilmoittaa muutoksista kaupparekisteriin

Hallituksen jäsenten ja varajäsenten henkilötiedot tulee kirjata kaupparekisteriin. Mahdollisista muutoksista on ilmoitettava viivytyksettä rekisteriviranomaiselle eli Patentti- ja rekisterihallitukselle. Kun on kysymys varajäsenen vaihtamisesta, muutosilmoitukseen tulee liittää varajäsenen erottamista ja uuden varajäsenen valintaa koskeva päätös (käytännössä kopio tai ote yhtiökokouspöytäkirjasta yhden henkilön oikeaksi todistamana).

Kaupparekisteri-ilmoituksen saa yhtiön puolesta allekirjoittaa toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen. Tarvittaessa toimitusjohtaja tai hallituksen varsinainen jäsen voi myös valtuuttaa kolmannen henkilön tekemään asianmukaiset muutosilmoitukset. Huomioithan, ettei mahdollisella prokuristilla ole tällaista oikeutta prokuran perusteella.

----

Tags: hallituksen varajäsenen vaihtaminen, hallituksen varajäsenen erottaminen, hallituksen varajäsenen valinta, hallituksen varajäsenen eroaminen

Sopimustieto.fi - Paras tapa laatia sopimukset

Oikotie
Sanoma
Mestis
Uusyrityskeskus

"Sopimustiedon palvelu on toiminut erittäin hyvin. Olemme tehneet monenlaisia sopimuksia ja asiakirjoja Sopimuskoneella. Valtakirjoja, liikehuoneiston vuokrasopimuksia, työsopimuksia, työtodistuksia. Erityisesti kausityöntekijöiden työsuhdeasiakirjoja on tehty paljon. Sähköisestä allekirjoituksesta on ollut iso apu, koska porukka liikkuu meillä paljon ja nimen voi saada sopimukseen tien päälläkin."

Elina Suikki, hankepäällikkö

"Sopimustieto on yksi parhaista verkkopalveluista, joita käytän! Sopimustieto on mahdollistanut täysin paikasta riippumattoman sopimusten hallinnan. Haluamme myös työskennellä mahdollisimman modernisti lean-ajattelun mukaan, joten tulostukset, postitukset, kassakaappisäilytykset ja jopa pdf:t tuntuvat antiikkisilta. Teemme sopimukset Sopimuskoneessa, joko käyttäen palvelun valmiita asiakirjamalleja tai omia sisältöjämme."

Ilona Kangas, General Manager

"Olen käyttänyt useita järjestelmiä ja täytyy sanoa, että Sopimustieto on yksi parhaista. Palvelu on yksinkertaisimpia ja käyttäjäkokemukseltaan intuitiivisimpia järjestelmiä, joita olen käyttänyt. Yleensä kun käyttöön tulee uusi järjestelmä, tulee paljon kysymyksiä, miten järjestelmässä edetään. Sopimustiedon osalta kysymyksiä on ollut todella vähän. "

Tommi Saari, toimitusjohtaja