Tietosuojaseloste allekirjoituskutsun saaneelle

In English below.

Voimassa 14.5.2018 alkaen

Suomen Sopimustieto Oy
Porkkalankatu 20 A, 00180 Helsinki
Y-tunnus 2724469-7 

Yleistä

Olet saanut tekstiviestillä tai sähköpostitse kutsun allekirjoittaa sopimuksen tai muun asiakirjan palvelussamme. Tervetuloa palveluumme! Sopimustiedon palvelu on ekosysteemi, jossa käyttäjät voivat tehdä, allekirjoittaa ja arkistoida kaikki sopimuksensa. Voit tutustua palvelumme mahdollisuuksiin tarkemmin osoitteessa www.sopimustieto.fi.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi. Käsittely vastaa toukokuussa 2018 voimaan astuneen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) vaatimuksia.

Jos olet jo rekisteröitynyt palveluumme käyttäjäksi, suosittelemme kertaamaan rekisteröityneille käyttäjillemme suunnatun tietosuojaselosteen täällä. 

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset määrää se osapuoli, joka kutsui sinut allekirjoittamaan. Kyseinen osapuoli on palvelumme käyttäjä, jolla on tili palvelussamme. Oikeudellisesti tämä osapuoli on henkilötietojesi rekisterinpitäjä ja Sopimustieto kyseisen käyttäjän lukuun toimiva henkilötietojen käsittelijä.

Sopimustiedolla ei palvelusopimuksensa perusteella ole ilman erillistä valtuutusta oikeutta tarkastella, muokata tai poistaa käyttäjiensä asiakirjakannan sisältöä tai saada tietoonsa asiakirjojen allekirjoittajia. Emme myöskään lähetä allekirjoituskutsuja, vaan kutsun tekee käyttäjä teknologiaamme hyödyntäen. Henkilötietojen syöttämisestä ja tietojen sisällöstä vastaa käyttäjä, joten kehotamme olemaan häneen yhteydessä, jos sinulla on niihin liittyviä kysymyksiä.

Sopimustieto tallentaa kaikki käyttäjiensä syöttämät tiedot osaksi laadittavia asiakirjoja, mukaan lukien mahdolliset henkilötiedot. Välitämme asiakirjojen allekirjoituskutsut käyttäjien syöttämiin puhelinnumeroihin tai sähköpostiosoitteisiin. Tallennamme allekirjoitukset lokitietoineen osaksi asiakirjoja.

Emme tallenna tietojasi yleiseen asiakasrekisteriimme, käytä tietojasi suoramarkkinointiin tai myy tietojasi ulkopuolisille.

Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Palvelumme allekirjoituksista jää allekirjoitustavasta riippuen järjestelmiimme yksi tai useampi seuraavista henkilötiedoista:

-       Etu- ja sukunimi
-       Henkilötunnus
-       Puhelinnumero
-       Sähköpostiosoite
-       Tekniset lokitiedot (esim. IP-osoite, selaintyyppi)

Edellä mainitut henkilötiedot tallentuvat automaattisesti allekirjoitettavien asiakirjojen sisällöstä riippumatta. Varsinaisiin asiakirjoihin syötetyistä mahdollisista henkilötiedoista – kuten muustakin sisällöstä – vastaa asiakirjan laatija (allekirjoituskutsun tekijä). 

Mitkä ovat toimintatapamme henkilötietojesi käsittelijänä?

Henkilötietoihisi on tekninen pääsymahdollisuus ainoastaan henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta peruste käsitellä tietokantoihimme tallennettua dataa. Kaikkia työntekijöitämme velvoittaa asianmukainen salassapitosopimus.

Palvelumme data henkilötietosi mukaan lukien sijaitsee palvelimella, jonka tarjoaa Amazon Web Services Inc. Kaikki data varmuuskopioidaan Hetzner Online GmbH:n palvelimelle. Datan luottamuksellisesta käsittelystä on laadittu asianmukaiset kirjalliset sopimukset näiden tahojen kanssa. Kaikkien kumppaniemme valintaan kuuluu tarkka tietosuoja-arviointi.

Vastaamme kumppaneidemme toimista henkilötietojen käsittelyssä kuin omistamme.

Emme luovuta palveluumme tallennettua asiakirjasisältöä tai niihin liittyviä henkilötietoja ulkopuolisille kuin lain vaatiessa.

Henkilötietojasi saatetaan teknisistä syistä siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirron edellytys on, että Euroopan komissio on todennut kohdemaan tietosuojan tason riittäväksi tai tietoja EU:n ulkopuolella vastaanottava osapuoli sitoutuu tietosuojalainsäädännössä (GDPR:ssä) edellytettyihin asianmukaisiin suojatoimiin.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Palvelussamme laadittujen asiakirjojen ja niihin liittyvien henkilötietojen säilytyksen kestosta päättää se käyttäjä, jonka käyttäjätilillä asiakirjat ovat. 

Miten palvelumme on suojattu?

Pääsy tietokantoihin

Henkilötietoja sisältävään dataamme on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työnsä tai toimensa puolesta oikeus päästä kyseisiin tietoihin. Datan käsittely on luottamuksellista, mikä varmistetaan valvonnalla ja kattavilla salassapitosopimuksilla. Kullakin käsittelijällä on oma käyttäjätunnus ja salasana tietokantoihin, jotka sisältävät henkilötietojasi, joten käsittelijät pystytään jatkuvasti tunnistamaan. Pääsy Sopimustiedon työtiloihin on ainoastaan työntekijöillä ja muilla luvan saaneilla.

Palvelimet

Asiakirja-aines ja käyttäjätiedot säilytetään palvelimilla, joissa käytetään luokkansa parhaita turvallisuus- ja suojauskäytäntöjä. Tämä tarkoittaa mm. konesalien kattavaa suojausta tulipaloa ja sähkökatkoa vastaan sekä tarkkaa työntekijöiden valintaprosessia ja kulunvalvontaa. Kaikki data varmuuskopioidaan säännöllisesti erilliselle varmuuskopiopalvelimelle. Palvelinten saapuvaa ja lähtevää tietoliikennettä valvotaan palomuurein. Palvelintarjoajat valvovat tietoliikennettä reaaliaikaisesti ja puuttuvat analyysin pohjalta havaittuihin uhkiin välittömästi.

Tietoliikenteen ja asiakirjojen suojaus

Salaamme kaiken tietoliikenteemme tietokoneen ja palvelimen välillä SSL-tekniikalla. Allekirjoitettavat asiakirjat on salattu suojakoodilla, joka lähetetään allekirjoituslinkin saajalle. Jokaisesta asiakirjasta lasketaan 256-bittinen HASH-tiiviste sen jälkeen, kun kaikki allekirjoitukset on kerätty. Tiiviste talletetaan palvelimelle yhdessä asiakirjan kanssa ja sen avulla voidaan havaita jälkikäteen, mikäli asiakirjaa muutetaan allekirjoitusten jälkeen. Tiivisteen avulla voidaan toisin sanoen jälkikäteen varmentaa, onko asiakirja tehty palvelussamme vai ei. Kaikki asiakirja-aines säilytetään palvelimella salattuna.

Käyttäjien kirjautumistiedot ja käyttöoikeudet

Jokaisella käyttäjällämme on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Kirjautumistietoja ei säilytetä palvelimella selväkielisenä. Jos käyttäjä kirjautuu palveluumme tavanomaisesta poikkeavasta laitteesta tai selaimesta, kirjautumispolkuun kuuluu lisävarmennuksena kaksivaiheinen vahvistaminen. Käyttäjän tulee silloin kirjautuakseen syöttää paitsi salasanansa, myös hänen puhelimeensa lähetetty kertakäyttökoodi. Näin saamme vahvistusta sille, että kirjautuva käyttäjä on käyttäjätilin oikea haltija. 

Lisätietoja tietosuojastamme antaa

Jaakko Laukia
[email protected]

------ 

Privacy policy for people invited to sign a document

Valid from 14 May 2018

Suomen Sopimustieto Oy

Porkkalankatu 20 A, FI-00180 Helsinki

Business ID 2724469-7

Overview

You have received an invitation via SMS or email to sign a contract or other document via our service. Welcome to our service! Sopimustieto’s service is an ecosystem in which users can draw up, sign and file all their agreements. Read more about what the service can offer at www.sopimustieto.fi (in Finnish).

This Privacy Policy describes how we process your personal data. All processing complies with the requirements of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) that came into effect in May 2018.

If you have already signed up as a user of our service, we recommend that you review the Privacy Policy for our registered users here (in Finnish). 

How we process your personal data

The purposes of processing are determined by the party that invited you to sign a document. This party is a user of our service that has a service account. In legal terms, the party is a controller and Sopimustieto is a processor acting on behalf of the controller.

On the basis of the service agreement, Sopimustieto has no right, without specific authorisation, to view, edit or delete the content of its users’ documents, or to acquire information on who has signed the documents. In addition, we do not send invitations to sign a document; this is done by the user with the help of our technology. Since the user is responsible for entering personal data and for the content of the entries, if you have any questions about these matters, please contact the user.

Sopimustieto stores all information entered by users, including any personal data, as part of the completed documents. We convey invitations to sign a document to the phone numbers or email addresses entered by the users. We store the signatures and their log data as part of the documents.

We do not store your data in our general customer register, use your data for direct marketing, or sell your data to third parties.

What personal data do we process?

Depending on the signing method, one or more of the following items of personal data will remain in our systems after a document is signed via the service:

-       First and last name

-       Personal identity code

-       Phone number

-       Email address

-       Technical log data (for example, IP address, browser type)

The personal data mentioned above is stored automatically, irrespective of the content of the signed documents. The author of the document (author of the invitation to sign) is responsible for any personal data entered in the actual documents. 

Our principles as a processor of your personal data

Technical access to your personal data is restricted to people who need to process the data stored in our databases in order to perform their jobs. All of our employees are bound by an appropriate non-disclosure agreement.

The data stored in our service, including your personal data, is located on a server provided by Amazon Web Services Inc. All data is backed up on a server of Hetzner Online GmbH. Appropriate written agreements have been concluded with these parties for the confidential processing of the data. Our partner selection process includes an in-depth data protection evaluation.

We take responsibility for the actions of our partners in processing personal data as if they were our own.

We do not disclose the content of the documents stored in our service or the related personal data to third parties, except when so required by law.

Your personal data may be transferred outside the European Union or the European Economic Area for technical reasons. The precondition for such transfer is that the European Commission has found the level of data protection in the target country to be sufficient or that the party receiving the data outside the European Union has agreed to establish the appropriate safeguards as provided by the GDPR.

How long do we store data?

The storage periods of the documents drawn up via our service and the related personal data are decided by the user in whose user account the documents are located. 

How do we protect our service?

Access to databases

Access to our databases containing personal data is restricted to people who need such access in order to perform their jobs. The confidentiality of data processing is ensured through monitoring and comprehensive non-disclosure agreements. All processors have individual usernames and passwords to the databases that contain your personal data, enabling their continuous identification. Only employees and other authorised persons can access the premises of Sopimustieto.

Servers

Document materials and user information are stored on servers that are subject to best-in-class data security and protection practices. This means, for example, adequate protection of data centres against fire and power failures, as well as careful selection of employees and strict access control. All data is regularly backed up on a separate backup server. Incoming and outgoing server traffic is monitored using firewalls. Server providers monitor data communication in real time and immediately address any threats detected through analysis.

Protection of data communication and documents

We encrypt all communication between a computer and server using SSL. The documents to be signed are encrypted using an encryption code that is sent to the recipient of the signing link. For every document, a 256-bit hash value is created after all signatures have been collected. The hash is stored on the server together with the document, enabling the detection of any changes made to the document after signing. In other words, the hash makes it possible to check, retrospectively, on whether or not a document was drawn up via our service. All document materials are stored on the server in an encrypted form.

User login information and permissions

Every user of our service has an individual username and password. Login information is not stored on the server in plain text. If a user logs into our service from an unfamiliar device or browser, the login path includes two-step verification as an additional safeguard. In such a case, the user must enter their password, as well as a one-time code sent to their phone, in order to sign in. This helps us to ensure that the user who logs in is the actual owner of the account. 

Contact for additional data protection information

Jaakko Laukia
[email protected]